Lohnbuchhaltung  

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Das Thema Lohnbuchhaltung                                                                        

Im sich permanent ändernden Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht behalten wir den Überblick. Damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, übernehmen wir Ihre Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.

Bei allen Fragen rund ums Steuer- und Sozialversicherungsrecht stehen Ihnen unsere kompetenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung.  

Die neuen Personalfragebögen können Sie hier downloaden !

 

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Es stand im DATEV magazin 2 2010              

Moderne Dienstleistung im Lohn

Der Chef als Innovationsmotor

Gesetzliche Änderungen wie die Sofortmeldung oder das ELENA-Verfahren erhöhen kontinuierlich den Druck auf das Lohnbüro. Mit sehr schlanken Abläufen und klarer Kommunikation hat die Kanzlei von Peter Kuster ihr „Lohnmandat mit Zukunft“ verwirklicht.  

Gute Organisation nach innen und überzeugende Darstellung nach außen, das sind die beiden Erfolgssäulen meiner Kanzlei“, erläutert Steuerberater Peter Kuster. Die sechs Sachbearbeiterinnen der Kanzlei sind neben der Lohnabrechnung auch für die Finanzbuchführung und die Jahresabschlüsse ihrer Mandanten zuständig. Alle Routinetätigkeiten sind einheitlich organisiert und im elektronischen Handbuch DATEV ProCheck dokumentiert. Die Prozessschritte, Checklisten und Dokumente kann jeder Sachbearbeiter direkt aus dem Lohnprogramm aufrufen. Unsere Abläufe ähneln fast schon einer industriellen Produktion“, erzählt der Kanzleichef.

Einheitlicher Workflow ohne Papier

Für die Vorerfassung der Lohndaten stellt die Kanzlei ihren Mandanten einheitliche Fax- oder Email-Erfassungsvorlagen zur Verfügung. Als Programmlösung bevorzugt die Kanzlei DATEV Lohn und Gehalt, da hier die Auswertungen unmittelbar nach der Verarbeitung am PC verfügbar sind. Im Regelfall werden diese sofort per E-Mail an die Mandanten verschickt. Für die notwendige Datensicherheit sorgt die DATEV E-Mail-Verschlüsselung. Das heißt: Ausgehende E-Mails werden automatisch verschlüsselt, wobei die Art der Verschlüsselung sich den technischen Gegebenheiten beim jeweiligen Mandanten anpasst. Alternativ dazu nutzt etwa ein Drittel der Mandanten die sichere Internetlösung DATEV Unternehmen online mit dem Vorteil eines zusätzlichen elektronischen Archivs aller Lohnauswertungen. Einige Mandanten kombinieren beide Varianten miteinander.

50 Prozent Zeitersparnis

Die Sachbearbeiter benötigen durch die einheitlich schlanke Arbeitsweise und den kompletten Verzicht auf Druck, Versand und Ablage etwa 50 Prozent weniger Zeit für die Lohnabrechnung als früher. Zeit und Geld, das für produktivere Tätigkeiten aufgewendet wird. Durch die effizienten Prozesse rentiert sich laut Kuster der Lohn bei jedem Mandat, wie er mithilfe von DATEV Eigenorganisation comfort feststellt: „Bei uns gibt es keine Quersubvention des Lohns durch andere Geschäftsfelder; auch bei Mandaten mit nur zwei Arbeitnehmern erwirtschaften wir einen positiven Deckungsbeitrag.“ Der finanzielle Spielraum ist ihm sehr wichtig, denn „ein gewisser Kostendruck ist da und wird in den nächsten Jahren weiter steigen. Einige EDV-Dienstleister bieten Lohnabrechnungen bereits zum Preis von vier Euro an, das ist natürlich eine Konkurrenz für uns Steuerberater“, so Kuster. Neben der Prozessoptimierung ist für ihn ganz entscheidend, sich nicht defensiv in Honorardiskussionen zu verstricken, sondern die Qualität seiner Leistungen ins rechte Licht zu rücken.

Leistungen zum Anfassen

Mandanten können den Aufwand für die Lohnabrechnung letztlich nicht einschätzen“, urteilt der Berater. „Deshalb dokumentieren wir unsere Leistungen in einem Dienstleistungskatalog und machen sie so für unsere Mandanten begreifbar.“ Der Katalog zeigt das gesamte Portfolio der Kanzlei inklusive der Kosten für die einzelnen Leistungen. So wird zum einen deutlich, was wir für unsere Mandanten standardmäßig übernehmen und welche zusätzlichen Leistungen sie in Anspruch nehmen können, zum Beispiel Beratung und Service für Personalbüroleistungen. Zum anderen dient der Katalog auch als Pflichtenheft für unsere Mandanten“, erläutert Kuster. Wenn beispielsweise Wiederholungsabrechnungen aufgrund zu später oder fehlerhafter Informationen anfallen, werden diese gemäß Katalog separat berechnet. Seinen Dienstleistungskatalog hat Kuster in dem Online-Portal DATEV E-Print selbst angefertigt. Den ausführlichen Muster-Dienstleistungskatalog der DATEV hat er für seine Zwecke angepasst und mit Bildern aus seiner Kanzlei gestaltet. Grafikkenntnisse brauchte er dafür nicht. „Die Handhabung ist ganz einfach“, bestätigt der Berater. „Auch Flyer und ein Poster zur Personalwirtschaft habe ich in DATEV E-Print erstellt. Diese Medien setze ich ganz gezielt für meine Mandantenansprache ein.“

Kampagne zur Einführung von ELENA

Die Einführung des ELENA-Verfahrens Anfang des Jahres nutzte Kuster beispielsweise für eine dreistufige Informationskampagne, die er mithilfe des Programms DATEV Marketing und Vertrieb abwickelte. Bereits Anfang Dezember klärte er seine Mandanten über die neue gesetzliche Verpflichtung auf und erläuterte organisatorische Details. Danach verschickte er per E-Mail die aktualisierten Personalfragebögen und fragte die benötigten Daten ab. Anfang Januar erinnerte er säumige Mandanten daran, die Daten pünktlich zu übermitteln, um Zusatzkosten zu vermeiden. Aufgrund der Aktion konnten die Januarabrechnungen wie gewohnt durchgeführt werden.

Zur Vorbereitung solcher Kampagnen nutzt Kuster unter anderem den kostenlosen Newsletter Infoservice Lohn: „Der Infoservice Lohn ist für meine Lohnsachbearbeiter, aber auch für mich als Steuerberater, ein ideales Medium, um sich fachlich über gesetzliche Änderungen und ihre Auswirkungen auf die Lohnabrechnung zu informieren.“ Auf Basis der Fachinformationen entscheidet der Berater dann, ob und wie er seine Mandanten informiert beziehungsweise die Lohnprozesse im Haus anpasst.

Außerdem surft er regelmäßig auf der DATEV-Homepage. Unter
www.datev.de/chefinfo-lohn findet er Informationen und Hilfsmittel wie die ELENA-Personalfragebögen sowie Tipps zur Honorargestaltung und zum Umgang mit Mitbewerbern. Kuster ist auch in der Community aktiv, um sich ein Bild zu machen, welche Themen die Kollegen bewegen.“

Chef als Vordenker gefragt

Das Lohnmandat mit Zukunft sieht Kuster in der konsequenten Weiterentwicklung seiner Strategie der schnellen Prozesse und selbstbewussten Außendarstellung. 

"Immer die Augen aufhalten, was verbessert werden kann",

lautet seine Devise. Der Chef eines zehnköpfigen Teams ist sich seiner Verantwortung bewusst: „Die Kanzleileitung muss Dinge anschieben und herausfinden, welche technischen Möglichkeiten unsere Kanzlei voranbringen. Ich bin der Innovationsmotor; es sind ja auch meine Deckungsbeiträge.“ Dafür nimmt Kuster die Hilfe von Spezialisten in Anspruch, wobei er seine Mitarbeiter möglichst frühzeitig einbindet. „Die Mitarbeiter müssen Vorteile für ihre eigene Arbeit sehen, damit sie Veränderungen mittragen" Deshalb stattete Kuster zum Beispiel kürzlich alle Arbeitsplätze mit großen Flachbildschirmen aus, um seinen Angestellten das Arbeiten am Monitor zu erleichtern.
Seitdem werden die Drucker der Kanzlei nur noch sehr selten benötigt.

die Autorin
Stefanie Krömer, Personalwirtschaft

 

Peter Kuster bringt Team und Kanzlei nach vorne.